Tracer un lot et préparer un rappel

Tracer répond à deux questions : d’où vient ce lot, et où est-il allé ? Servez-vous-en pour répondre en quelques minutes à un acheteur ou à un auditeur, ou pour savoir qui prévenir quand un lot pose problème.

Remonter et descendre la filiation

1. Ouvrez Traçabilité et rappels.
2. Sous Lot, cherchez par produit, code de lot ou exploitation, et choisissez le lot.
3. Lisez le Périmètre : Lots de sa filiation, Lots encore ouverts, Entreprises qui les détiennent et Quantité encore détenue.
4. La Filiation montre d’où vient le lot et ce qui en a été fait. Sélectionnez un lot pour l’ouvrir.
5. Qui le détient actuellement liste chaque entreprise qui détient aujourd’hui un lot de cette filiation, avec la quantité et le statut.

Sur la page d’un lot, l’Historique liste tout ce qui est arrivé au lot, du plus ancien au plus récent, et la section Filiation propose Ouvrir dans Traçabilité.

Déterminer le périmètre d’un rappel

Les détenteurs d’une filiation sont les entreprises auxquelles s’adresse un avis de rappel.

• Sélectionnez Lancer le rappel. L’assistant calcule le périmètre du rappel (chaque lot et chaque détenteur de la filiation), vous demande de le confirmer, puis prépare l’avis destiné aux détenteurs et les changements de statut pour vos approbateurs. Rien ne change tant qu’un approbateur n’a pas confirmé.
• Si l’assistant ne vous est pas accessible, la page affiche Mettre ce lot en attente à la place. Ce bouton ouvre Changer le statut d’un lot pour le lot choisi ; choisissez tour à tour chaque lot de la filiation sous Lot et mettez-le en attente. Un approbateur confirme chaque changement. Voir Changer le statut d’un lot.

Le rapport Périmètre du rappel dans Rapports donne le même périmètre sous forme de document signé.

Les lots de vos fournisseurs (« Provient de »)

Quand un lot a été fait à partir d’un lot d’un fournisseur, ou reçu sous ce lot, la page du lot affiche Provient de. Chaque ligne indique le Lot du fournisseur et le type de lien : Transformé à partir de ou Reçu en tant que. A-REX le compare aux enregistrements du fournisseur et affiche un statut :

Sélectionnez Vérifier à nouveau pour relancer la vérification. Utilisé dans liste les lots de vos autres enregistrements faits à partir de ce lot ou contenant de sa marchandise : un rappel de ce lot les atteint aussi.

Comment un lot reçoit le lot du fournisseur

Vous ne saisissez pas le lien vous-même. Quand vous enregistrez un lot de marchandises qu’un fournisseur a livrées depuis un lot de ses propres registres A-REX, saisissez la Référence du lot du fournisseur sous Reçu d’un lot d’un fournisseur (et, si vous l’avez, la Référence de la livraison). Avant l’envoi en approbation, A-REX retrouve la livraison à votre entreprise dans les registres du fournisseur et l’aperçu indique Enregistre la provenance de ce lot : CS-412 de Acopio San Martín. Si les registres du fournisseur ne montrent pas cette livraison, le formulaire le signale et rien n’est envoyé.

Quand vous transformez des lots qui proviennent d’un lot de fournisseur, chaque nouveau lot le garde : l’aperçu indique Les nouveaux lots gardent la provenance des intrants. Les corrections le gardent aussi. Une fois le lot enregistré, Provient de, le rapport Périmètre du rappel et les exports de traçabilité affichent le lien, vérifié auprès des registres du fournisseur.

Ce que le traçage peut et ne peut pas vous dire

Le traçage montre ce qui a été enregistré : enregistrements de lots, livraisons, transformations et changements de statut, chacun approuvé par une personne. Il ne peut pas montrer ce qui n’a jamais été enregistré, comme une marchandise déplacée sans livraison. Un détenteur absent de votre annuaire apparaît comme Un détenteur hors de votre annuaire : ajoutez le partenaire pour savoir de qui il s’agit.