Préparer vos éléments de preuve EUDR

Quand vous vendez du café, du cacao, du soja ou un autre produit couvert par le règlement européen sur la déforestation, votre acheteur, ou vous-même en tant qu’opérateur, doit déposer une déclaration de diligence raisonnée avec l’emplacement de chaque parcelle dont provient le produit. La console garde ces informations avec vos lots, montre ce qui manque et produit les fichiers. Elle ne tranche pas la question de la conformité d’un produit : elle montre ce que contiennent vos registres. Pour le règlement lui-même, voir EUDR.

1. Cartographier vos exploitations et parcelles

1. Ouvrez Sites et ajoutez chaque exploitation et parcelle dont proviennent vos lots, avec son producteur et sa Surface.
2. Donnez à chaque parcelle sa géolocalisation : un Point pour les parcelles jusqu’à 4 hectares, un Polygone (GeoJSON) pour les plus grandes. Voir Géolocalisation des produits EUDR.
3. La colonne EUDR de Sites affiche Géolocalisation manquante pour les sites qui restent à compléter.

Les coordonnées restent chiffrées dans votre annuaire. Elles n’apparaissent dans un rapport que si vous cochez Inclure la localisation des exploitations.

2. Enregistrer les lots avec leur origine

Enregistrez chaque récolte depuis son site dans Récoltes et lots, avec le produit et son code douanier, la date de récolte et votre code de lot. Quand un lot provient du lot d’un fournisseur, enregistrez ce lien pour que la filiation remonte jusqu’à l’exploitation. Les lots issus d’une transformation remontent par vos enregistrements de transformation. Voir Enregistrer votre premier lot.

3. Vérifier votre exposition

Ouvrez le tableau de bord Exposition au RDUE. Il affiche :

• la quantité concernée par position douanière et par la classification que la Commission attribue au pays d’origine (« Absent de la classification chargée » quand la liste chargée ne contient pas le pays) ;
• les lots concernés dont l’origine n’a pas de géolocalisation ;
• les parcelles de plus de 4 hectares cartographiées par un simple point, pour lesquelles le règlement demande un polygone.

Sélectionnez une barre ou une ligne pour ouvrir les lots ou les sites correspondants. Le tableau de bord Qualité des données liste les autres manques : lots sans produit, origine, date de récolte ou code de lot, et codes de produit absents du catalogue. Voir Tableaux de bord prêts à l’emploi.

4. Vérifier un lot ou une expédition avant son départ

Avant d’expédier, voyez exigence par exigence ce que contiennent vos registres pour le RDUE et ce qui manque encore.

1. Sur la page du lot dans Récoltes et lots, sélectionnez Vérifier les preuves. Pour une expédition, sélectionnez ses livraisons dans Livraisons et choisissez Vérifier les preuves.
2. Sous Exigences, gardez Informations de diligence raisonnée RDUE et sélectionnez Vérifier.
3. Traitez Manquantes, expirées ou retirées : chaque exigence indique Ce qui comblerait l’écart. Sélectionnez ensuite Vérifier à nouveau.

Les étapes propres à l’opérateur, comme l’évaluation des risques, affichent Non vérifiable ici. La vérification liste ce que contiennent les registres ; elle ne tranche pas la question de la conformité d’un produit. Voir Vérification des preuves.

5. Produire les éléments de preuve

Dans Rapports › Catalogue › Conformité :

• Dossier RDUE de l’expédition : les lots d’une expédition, ou ses livraisons, et les lots dont ils sont issus, avec les codes douaniers, les quantités, les pays et dates de production, les producteurs et les parcelles, ainsi qu’une liste de ce qui manque. Choisissez le format de fichier GeoJSON pour obtenir les parcelles sous forme de fichier que le système d’information de l’UE importe ; le rapport liste toute parcelle à corriger d’abord.
• Registre des origines et parcelles : chaque exploitation et parcelle, avec sa surface, son point ou son polygone, et si un polygone est requis.
• Preuves par fournisseur : pour chaque fournisseur, ce que portent ses lots et ce qui manque.
• Éléments de preuve pour la déclaration de diligence raisonnée RDUE (entreprises dans l’UE) : le contenu de la déclaration, lot par lot.

Chaque rapport est signé : votre acheteur peut vérifier la copie que vous envoyez. Les emplacements des parcelles identifient les producteurs : ne les envoyez qu’à la personne qui dépose la déclaration. Voir Rapports pour exportateurs.

6. Enregistrer la référence de la déclaration

Une fois la déclaration déposée, le système d’information de l’UE donne un numéro de référence et un numéro de vérification. Enregistrez-les sur le lot : dans Enregistrer une récolte, sous Déclaration de diligence raisonnée EUDR, ou plus tard avec Corriger les informations sur la page du lot dans Récoltes et lots. Les acheteurs les trouvent alors avec le lot, et les rapports suivants les reprennent. Voir La référence de la déclaration de diligence raisonnée.

Obtenir la déclaration ou les parcelles d’un fournisseur

Quand vous achetez des lots à un fournisseur sur A-REX, sa déclaration de diligence raisonnée et les parcelles d’où viennent ses lots peuvent les accompagner : vous les citez dans votre propre déclaration au lieu de les demander par e-mail.

1. Ouvrez Reçus dans Récoltes et lots et sélectionnez Preuves sur le lot.
2. Déclaration EUDR affiche la référence de la déclaration, le numéro de vérification et l’origine. Quand le fournisseur partage la géolocalisation des parcelles, sélectionnez Afficher les parcelles pour la diligence raisonnée EUDR ; il voit que vous les avez consultées.
3. Si un élément est Non partagé, sélectionnez Demander des preuves, cochez Déclaration de diligence raisonnée EUDR ou Géolocalisation des parcelles, pour la diligence raisonnée EUDR uniquement, et sélectionnez Envoyer la demande.

La réponse enregistre ce que le fournisseur a déclaré ; vérifiez-la comme tout document fournisseur. Voir Demander des preuves à un fournisseur.

Tenir à jour

Une automatisation peut faire le travail courant à votre place, par exemple produire le dossier EUDR quand un lot est livré (modèle Dossier EUDR à la livraison) ou prévenir les opérateurs quand un lot est enregistré sans site. Voir Modèles d’automatisation et Automatisations.