Automatiser le travail courant

Les automatisations font le travail courant pour vous : alertes, rapports, messages à votre ERP et propositions pour vos approbateurs. Chacune se lit comme une phrase, pour que chacun comprenne ce qu’elle fait :

Quand un certificat expire dans 30 jours, notifier les auditeurs.

Les automatisations n’approuvent jamais rien. Ce qu’elles proposent attend une personne, et rien ne s’exécute tant qu’un propriétaire ou un administrateur ne l’a pas publiée.

Quand, Si, Alors

• Quand : ce qui la déclenche, regroupé dans la liste des déclencheurs comme dans le menu. Un lot est enregistré, livré, transformé ou change de statut ; un certificat est ajouté, retiré ou proche de l’expiration ; une approbation est demandée, décidée ou attend depuis trop longtemps ; une livraison attend ou échoue ; un rapport est prêt, signé ou inscrit dans le registre ; un partenaire, un site ou un produit est ajouté ou modifié ; une personne est invitée ou un membre arrive ou part ; un message arrive d’un autre système ; une demande d’assistance change ; une règle de lot arrête une opération ; Un nombre franchit une valeur ; ou une Planification.
• Seulement si : les conditions à remplir, comme « le produit est … » ou « le pays du destinataire est dans l’UE ». Continuer quand toutes, l’une ou aucune d’entre elles sont remplies. Quand elles ne le sont pas, l’automatisation s’arrête sans bruit.
• Alors : ce qu’elle fait : Notifier dans la console, Envoyer un e-mail aux membres, Proposer un changement de statut, Proposer un certificat, Proposer un réglage de règle de lots, Enregistrer avec un complément, Générer un rapport ou Envoyer un message à un autre système.
• Un seul choix n’exécute que le premier cas qui correspond, avec un Sinon. Les Chemins parallèles s’exécutent en même temps, chacun avec sa propre condition. Une étape d’embranchement termine sa séquence, et les branches ont au plus deux niveaux de profondeur.

La construire sur le canevas

1. Ouvrez Automatisations et sélectionnez Nouvelle automatisation, ou partez des Modèles avec Utiliser le modèle.
2. Le canevas dessine le flux de haut en bas. Sélectionnez une étape pour modifier ses réglages dans le volet de droite.
3. Sélectionnez + entre deux étapes, ou Ajouter une étape, pour ajouter une action ou une branche. Le volet ne propose que ce qui convient à cet endroit.
4. Se lit ainsi, au-dessus du canevas, affiche la phrase entière. Lire chaque branche donne une phrase par branche.
5. Corrigez ce qu’indique la liste des problèmes (« 2 points à corriger avant la publication »). Sélectionner un problème vous amène à son étape.

Utilisez Ajuster à la vue pour voir tout le flux, ou passez de Canevas à Liste pour un simple plan.

Demander une vérification avant une étape

Certaines étapes ne doivent pas avancer sans qu’une personne regarde d’abord. Dans les réglages de l’étape sur le canevas dans Automatisations, activez Demander à un propriétaire ou administrateur avant cette étape.

• Quand une exécution atteint cette étape, sa séquence se met en pause et l’exécution affiche En attente de vérification. Les propriétaires et administrateurs sont notifiés une fois ; les autres chemins de l’exécution continuent pendant ce temps.
• Dans Exécutions, un propriétaire ou un administrateur sélectionne Continuer. Un propriétaire, un administrateur ou un opérateur peut sélectionner Arrêter.
• Si personne ne décide sous 72 heures, la séquence s’arrête d’elle-même. Une séquence arrêtée termine l’exécution comme Annulée ou Partiellement réussie, jamais Échec.

Une exécution de test indique que l’étape attendrait, et n’attend pas.

Répéter une étape pour chaque lot

Une étape qui propose quelque chose peut s’exécuter une fois pour chaque lot que son déclencheur nomme. Dans les réglages de l’étape dans Automatisations, réglez Le faire sur Pour chaque lot qu’il nomme (après Rapport signé ou un autre déclencheur de rapport), ou sur Pour chaque lot qu’il a utilisé ou Pour chaque lot qu’il a produit (après une transformation).

• Dans l’étape, « le lot » désigne chacun de ces lots, avec ses propres champs et son unité.
• Chaque lot reçoit une proposition, jamais deux, pour 50 lots au plus par exécution ; une exécution qui en compte davantage est refusée en entier.
• Un lot en échec n’arrête pas les autres. L’exécution liste chaque lot avec sa proposition, ou la raison de son échec (« 3 lots sur 4 traités »).

Calculer une valeur

Enregistrer avec un complément peut remplir une valeur avec Un calcul : Prendre une quantité du lot, l’exprimer (Lu en) dans une unité comme les tonnes, la multiplier ou la diviser Par un nombre ou une valeur de l’entreprise, et Arrondir. Le formulaire calcule un exemple pendant que vous tapez (« 1 200 kg → 1,2 t × 0,12 = 0,144 t CO₂e ») et vous avertit quand un lot aussi petit échouerait. L’exécution et l’approbation affichent Comment les valeurs ont été calculées. Voir Valeurs de l’entreprise et calculs.

Brouillons et exécutions de test

Enregistrer le brouillon garde votre travail sans l’exécuter. Dans Automatisations, sélectionnez Tester…, choisissez un Lot ou modifiez l’Événement d’exemple, puis sélectionnez Lancer le test. Les conditions et les branches sont évaluées pour de vrai ; les actions sont seulement simulées. Le résultat est dessiné sur le canevas : « Résultat du test : rien n’a été envoyé ni modifié. »

Qui l’active

Les opérateurs créent des brouillons, les testent et les mettent en pause. Les propriétaires et administrateurs les publient (Publier) depuis Automatisations : un résumé liste ce que fera l’automatisation, où elle envoie des messages et quelles propositions elle prépare (« doit encore être approuvé par un propriétaire ou un administrateur »), puis demande le code d’authentification. Une fois publiée, elle affiche Activée. Utilisez Mettre en pause, Reprendre ou Archiver dans la liste.

Dans Paramètres › Automatisations, le propriétaire choisit qui peut approuver ce que proposent les automatisations, et les propriétaires et administrateurs peuvent Arrêter toutes les automatisations d’un coup.

Exécutions, et pourquoi une étape a été ignorée

Chaque exécution figure dans Exécutions : En attente de vérification, Réussie, Partiellement réussie, Échec, Conditions non remplies, Ignorée ou Annulée. Ouvrez une exécution pour voir quelles conditions étaient remplies, quelle branche s’est exécutée et ce qu’a fait chaque étape, avec des liens vers ce qu’elle a créé. Relancer l’étape répète une étape en échec.

• Non suivie : l’étape se trouve dans une branche qui n’a pas été choisie.
• Ignorée arrive quand une étape précédente a échoué et que son réglage Si cette étape échoue était Arrêter cette branche ; quand toutes les automatisations sont arrêtées ; quand la limite mensuelle est atteinte ; ou quand la personne qui l’a publiée a perdu son accès ou sa double authentification. Dans ce dernier cas, l’automatisation se met en pause jusqu’à ce qu’un autre propriétaire ou administrateur la publie de nouveau.