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Aide · 05

Enregistrer votre premier lot

Enregistrez une récolte ou un lot reçu, voyez ce qui va dans le registre et ce qui reste privé, et envoyez-le pour approbation.

Chaque récolte ou lot que vous recevez devient un lot traçable : produit, exploitation d’origine, quantité et dates, confirmés par un approbateur. À partir de là, acheteurs et auditeurs peuvent le suivre depuis l’exploitation, et chaque livraison, étape de transformation et certificat y est lié.

Avant de commencer, ajoutez le produit à votre catalogue et l’exploitation à vos sites. Votre registre de traçabilité doit être prêt : l’accueil vous l’indique.

Enregistrer une récolte

  1. Sur l’accueil ou dans Récoltes et lots, sélectionnez Enregistrer une récolte.
  2. Sous Ce qui a été récolté, choisissez le Produit et saisissez la Quantité. Votre code de lot est facultatif : c’est le code de vos sacs, tickets ou étiquettes.
  3. Sous Provenance, choisissez le Producteur et l’Exploitation ou parcelle.
  4. Sous Dates, saisissez la Date de récolte. La Date d’expiration découle de la durée de conservation du produit ; vous pouvez la modifier ou la laisser vide.
  5. Sous Qui détient le lot, choisissez le Détenteur et le Lieu. En général, c’est votre propre entrepôt.
  6. Ajoutez des Notes pour l’approbateur si quelque chose doit être expliqué.
  7. Vérifiez Ce qui va se passer à droite, puis sélectionnez Envoyer pour approbation.

Autres champs que le formulaire peut demander

Le formulaire Enregistrer une récolte dans Récoltes et lots ajoute des champs lorsqu’ils s’appliquent :

  • Registre, lorsque votre entreprise en a plusieurs : choisissez celui de cette gamme de produits.
  • L’unité à côté de Quantité : l’unité Affiché en du produit est déjà choisie. Pour saisir la quantité dans une autre unité, par exemple en sacs ou en tonnes plutôt qu’en kilogrammes, choisissez-la dans la liste à côté du champ. Le lot est toujours enregistré dans l’unité de base du produit, en général les kilogrammes, et le formulaire indique ce qui sera enregistré : « 1 150 t = 1 150 000 kg enregistrés ». Si la quantité ne tombe pas sur un nombre entier de kilogrammes, comme pour certains boisseaux, le formulaire affiche la quantité arrondie et vous demande de la confirmer. Voir Unités.
  • Pas encore récolté, sous Dates : cochez-le pour une culture vendue avant sa récolte. Voir Lots vendus avant la récolte.
  • Une section qui porte le nom d’une règle de lot de votre entreprise (Demandé par la règle), lorsque la règle exige plus de détails pour chaque nouveau lot. Remplissez ceux qui sont marqués comme nécessaires.

Déclaration de diligence raisonnée EUDR

Pour un produit relevant de l’EUDR, le formulaire affiche Déclaration de diligence raisonnée EUDR. Si la déclaration est déjà déposée, saisissez la Référence de la déclaration de diligence raisonnée EUDR et le Numéro de vérification du système d’information de l’UE. Les deux sont facultatifs : vous pouvez les ajouter plus tard avec Corriger les informations sur la page du lot. Ils vont dans les informations du lot avec le GTIN (numéro du code-barres) du produit et le GLN (numéro de localisation) de l’exploitation, lorsqu’ils sont renseignés. Voir EUDR.

Recevoir un lot d’un producteur

Un lot qu’un producteur vous livre s’enregistre avec le même formulaire. Choisissez ce producteur comme Producteur, son exploitation comme Exploitation ou parcelle, et votre propre entrepôt comme Détenteur. Le lot commence alors sa vie entre vos mains, traçable jusqu’à l’exploitation du producteur.

Marchandises issues du lot d’un fournisseur

Lorsque les marchandises proviennent d’un lot qu’un fournisseur a enregistré dans ses propres registres A-REX, indiquez ce lot pour que le lien avec lui soit enregistré. Dans Récoltes et lots, sélectionnez Enregistrer une récolte et remplissez le formulaire comme d’habitude, puis :

  1. Sous Reçu d'un lot d'un fournisseur, saisissez la Référence du lot du fournisseur telle que le fournisseur la communique.
  2. Si vous l’avez, ajoutez la Référence de la livraison. Sans elle, A-REX utilise la dernière livraison de ce lot à votre entreprise.
  3. Ce qui va se passer indique alors Enregistre la provenance de ce lot : A-REX a trouvé la livraison à votre entreprise dans les registres du fournisseur. S’il n’en trouve aucune, le formulaire en indique la raison.

La page du lot liste ensuite le lot du fournisseur sous Provient de. Voir Lots de vos fournisseurs.

Ce qui est enregistré

Une fois approuvé, le registre conserve :

  • le produit et son code de denrée, la quantité dans l’unité de base du produit (kilogrammes pour tout ce qui se pèse) et votre code de lot ;
  • la date de récolte et la date d’expiration ;
  • qui détient le lot ;
  • l’origine, sous forme de référence d’origine du site (jamais son emplacement) ;
  • qui l’a enregistré et quand.

L’enregistrement porte le niveau de preuve Déclaré par votre entreprise : le registre enregistre que votre entreprise a déclaré ces faits et quand, pas qu’ils sont vrais. Voir Niveaux de preuve.

Ce qui n’est pas enregistré

  • Les noms, identifiants fiscaux, contacts et coordonnées restent chiffrés dans votre annuaire. Si un code de lot ou une note contient des données personnelles, le formulaire les refuse.
  • Les Notes pour l’approbateur ne sont visibles que par votre équipe, jamais dans le registre.
  • Les résultats de laboratoire et les certificats se joignent plus tard, depuis la page du lot. Voir Certificats.

Une exploitation sans géolocalisation donne quand même un lot traçable, mais sans la preuve de localisation demandée par l’EUDR.

L’approbation qui suit

Après l’envoi, vous voyez Récolte envoyée pour approbation. Rien n’est enregistré tant qu’un approbateur ne l’a pas confirmée avec la double authentification ; suivez-la dans Approbations. L’approbateur la lit comme une phrase, par exemple « Enregistrer 12 t de Café vert de Lote Alto pour votre entreprise », et décide de l’approuver ou de la rejeter.

Si votre entreprise laisse approuver automatiquement les actions à faible risque, la confirmation indique Approuvé automatiquement, enregistrement en cours.

Une fois enregistré, le lot apparaît dans Récoltes et lots avec son Historique. Lisez Approuver ce que votre équipe envoie pour le point de vue de l’approbateur.

Si quelque chose ne va pas

Avant l’approbation, l’approbateur peut la rejeter avec un motif, et vous enregistrez de nouveau le lot. Après l’approbation, l’enregistrement n’est jamais modifié, mais vous pouvez encore le rectifier depuis la page du lot dans Récoltes et lots :