Livrer un lot

Une livraison déplace un lot, ou une partie, d’un endroit à un autre : vers un client, un entrepôt, un transformateur ou un exportateur. Le destinataire voit d’où il vient, et l’historique du lot montre chaque remise.

Livrer tout ou partie d’un lot

1. Ouvrez Livraisons et sélectionnez Livrer un lot. Sur la page d’un lot, utilisez Livrer.
2. Sous Ce que vous livrez, choisissez le Lot et le lieu d’où il Part de. Le formulaire indique la quantité Disponible ici. Pour envoyer d’autres lots dans le même camion, sélectionnez Ajouter un autre lot : voir Livrer plusieurs lots.
3. Saisissez la Quantité, ou sélectionnez Tout. Vous pouvez la saisir dans une autre unité, comme des tonnes ou des sacs : le formulaire indique ce qui sera enregistré, par exemple « = 120 000 kg enregistrés ». Ce que vous ne livrez pas reste chez vous.
4. Sous Qui le reçoit, choisissez le Destinataire et son Lieu de livraison.
5. Sous Documents, ajoutez une Référence du document si vous en avez une : un numéro de facture, de bon de livraison ou de document de transport.
6. Ajoutez des Notes pour l’approbateur si besoin, puis sélectionnez Envoyer pour approbation.

La vérification avant l’envoi

Pendant que vous remplissez le formulaire, la console vérifie la livraison au regard des règles de votre registre :

• Rien ne bloque cette livraison : vous pouvez l’envoyer.
• Une étape supplémentaire est incluse : le destinataire n’est pas encore autorisé à recevoir des lots. Approuver la livraison l’autorise aussi (voir plus bas).
• Cette livraison serait refusée, avec le motif : par exemple, le lot est en attente, sa date d’expiration est passée, ou un certificat requis manque.

Si la vérification ne peut pas s’exécuter, vous pouvez quand même l’envoyer : l’approbateur voit le résultat avant de confirmer.

Un lot enregistré en tonnes ou en sacs entiers, d’avant l’enregistrement des lots en kilogrammes, ne peut livrer que des tonnes ou des sacs entiers. Si vous en saisissez une partie, le formulaire indique, par exemple, Ce lot ne peut déplacer que des tonnes entières et ne l’envoie pas. Sélectionnez d’abord Enregistrer en kilogrammes, puis livrez à partir du nouveau lot. Voir Unités et quantités.

Après l’approbation

Dans Livraisons, sous Demandes, la livraison affiche En attente d’approbation, puis En cours pendant son enregistrement, puis Livré. Une fois enregistrée, elle apparaît aussi sous Livré, avec le destinataire, la destination et le jour. L’Historique du lot montre la remise. Seul le destinataire peut renvoyer la marchandise : vérifiez donc le destinataire avant l’envoi.

En attente d’autorisation du destinataire

Votre registre tient la liste des comptes autorisés à recevoir vos lots. La première fois que vous livrez un nouveau destinataire, son compte n’y figure généralement pas encore. La livraison attend alors que le destinataire soit ajouté à cette liste.

1. Un approbateur confirme la livraison comme d’habitude.
2. A-REX prépare la modification « Autoriser ‹receiver› à recevoir des lots » pour votre compte d’administration.
3. Le propriétaire l’approuve dans Approbations, avec la clé d’accès du propriétaire.
4. La livraison reprend toute seule. Personne n’a besoin de la renvoyer.

Pendant ce temps, la livraison affiche En attente du propriétaire, et ses étapes indiquent Attend que le destinataire soit autorisé. Cela n’arrive qu’une fois par compte destinataire. Voir États d’attente et Vos clés.

Quand le destinataire n’a pas de compte

Chaque partenaire a besoin d’un compte pour recevoir des lots. Si le formulaire indique Aucun compte pour recevoir des lots, ouvrez le partenaire dans Partenaires et sélectionnez Ajouter un compte. Un nouveau compte géré par A-REX est prêt en une minute environ ; d’ici là, le formulaire indique Un compte est encore en préparation.