Automatiza el trabajo de rutina

Las automatizaciones hacen el trabajo de rutina por ti: alertas, informes, mensajes a tu ERP y propuestas para tus aprobadores. Cada una se lee como una frase, así cualquiera entiende qué hace:

Cuando un certificado vence en 30 días, avisar a los auditores.

Las automatizaciones nunca aprueban nada. Lo que proponen espera a una persona, y nada se ejecuta hasta que un propietario o administrador la publica.

Cuando, Si, Entonces

• Cuando: lo que la inicia, agrupado en la lista de disparadores como en el menú. Un lote se registra, se entrega, se procesa o cambia de estado; un certificado se agrega, se retira o está por vencer; se pide o se decide una aprobación, o lleva demasiado tiempo esperando; una entrega espera o falla; un informe está listo, firmado o anotado en el registro; se agrega o cambia una contraparte, un sitio o un producto; se invita a una persona, o un miembro se une o se va; llega un mensaje de otro sistema; cambia una solicitud de soporte; una regla de lote detiene una operación; Un número cruza un valor; o una Programación.
• Solo si: las condiciones que deben cumplirse, como «el producto es …» o «el país del receptor está en la UE». Continuar cuando se cumplen todas, alguna o ninguna. Si no se cumplen, la automatización se detiene sin avisar.
• Entonces: lo que hace: Notificar en la consola, Enviar un correo a los miembros, Proponer un cambio de estado, Proponer un certificado, Proponer una configuración de regla de lotes, Registrar con un complemento, Generar un informe o Enviar un mensaje a otro sistema.
• Elegir uno ejecuta solo el primer caso que coincide, con un En cualquier otro caso. Los Caminos en paralelo se ejecutan al mismo tiempo, cada uno con su propia condición. Un paso que se ramifica termina su secuencia, y las ramas llegan como máximo a dos niveles.

Ármala en el lienzo

1. Abre Automatizaciones y selecciona Nueva automatización, o parte de Plantillas con Usar plantilla.
2. El lienzo dibuja el flujo de arriba abajo. Selecciona un paso para editar su configuración en el panel de la derecha.
3. Selecciona + entre dos pasos, o Agregar un paso, para sumar una acción o una rama. El panel solo ofrece lo que cabe en ese lugar.
4. Se lee así, arriba del lienzo, muestra la frase completa. Leer cada rama muestra una frase por rama.
5. Corrige lo que muestra la lista de problemas («2 puntos por corregir antes de publicar»). Al seleccionar un problema vas directo a su paso.

Usa Ajustar a la vista para ver todo el flujo, o cambia de Lienzo a Lista para ver un esquema simple.

Pide una revisión antes de un paso

Algunos pasos no deberían avanzar sin que una persona los mire antes. En la configuración del paso, en el lienzo de Automatizaciones, activa Pedir a un propietario o administrador antes de este paso.

• Cuando una ejecución llega a ese paso, su secuencia se pausa y la ejecución muestra Esperando revisión. Los propietarios y administradores reciben un solo aviso; mientras tanto, los demás caminos de la ejecución siguen.
• En Ejecuciones, un propietario o administrador selecciona Continuar. Un propietario, administrador u operador puede seleccionar Detener.
• Si nadie decide en 72 horas, la secuencia se detiene sola. Una secuencia detenida termina la ejecución como Cancelada o Correcta en parte, nunca como Fallida.

Una prueba indica que el paso esperaría, y no espera.

Repite un paso para cada lote

Un paso que propone algo puede ejecutarse una vez por cada lote que nombra su disparador. En la configuración del paso en Automatizaciones, pon Hacerlo en Para cada lote que nombra (después de Informe firmado u otro disparador de informes), o en Para cada lote que usó o Para cada lote que produjo (después de un procesamiento).

• Dentro del paso, «el lote» es cada uno de esos lotes, con sus propios campos y su unidad.
• Cada lote recibe una propuesta, nunca dos, hasta 50 lotes por ejecución; una ejecución con más se rechaza entera.
• Un lote que falla no detiene a los demás. La ejecución muestra cada lote con su propuesta, o por qué falló («3 de 4 lotes listos»).

Calcula un valor

Registrar con un complemento puede completar un valor con Un cálculo: Tomar una cantidad del lote, Leído en una unidad como toneladas, multiplicar o dividir Por un número o un valor de la empresa, y Redondear. El formulario resuelve un ejemplo mientras escribes («1200 kg → 1,2 t × 0,12 = 0,144 t CO₂e») y avisa cuando un lote tan pequeño fallaría. La ejecución y la aprobación muestran Cómo se calcularon los valores. Consulta Valores de la empresa y cálculos.

Borradores y pruebas

Guardar borrador guarda tu trabajo sin ejecutarlo. En Automatizaciones, selecciona Probar…, elige un Lote o edita el Evento de ejemplo, y selecciona Ejecutar prueba. Las condiciones y las ramas se evalúan de verdad; las acciones solo se simulan. El resultado se dibuja en el lienzo: «Resultado de la prueba: no se envió ni cambió nada.»

Quién la activa

Los operadores crean borradores, los prueban y los pausan. Los propietarios y administradores la activan con Publicar desde Automatizaciones: un resumen muestra qué hará la automatización, adónde envía mensajes y qué propuestas prepara («igual necesita la aprobación de un propietario o administrador»), y luego pide el código de la app de autenticación. Una vez publicada, aparece como Activa. Usa Pausar, Reanudar o Archivar en la lista.

En Configuración › Automatizaciones el propietario elige quién puede aprobar lo que proponen las automatizaciones, y los propietarios y administradores pueden Detener todas las automatizaciones de una vez.

Ejecuciones, y por qué se omitió un paso

Cada ejecución aparece en Ejecuciones: Esperando revisión, Correcta, Correcta en parte, Fallida, No se cumplieron las condiciones, Omitida o Cancelada. Abre una ejecución para ver qué condiciones se cumplieron, qué rama se ejecutó y qué hizo cada paso, con enlaces a lo que creó. Reintentar paso repite un paso que falló.

• No tomado: el paso está en una rama que no se eligió.
• Omitido ocurre cuando un paso anterior falló y su opción Si este paso falla era Detener esta rama; cuando todas las automatizaciones están detenidas; cuando se alcanzó el límite mensual; o cuando la persona que la publicó perdió el acceso o la verificación en dos pasos. En este último caso la automatización queda en pausa hasta que otro propietario o administrador la vuelva a publicar.