Configure sua empresa

Antes de a sua equipe registrar a primeira colheita, a empresa precisa de um perfil, de um domicílio legal, de pessoas com as funções certas e de um segundo fator para todos que podem aprovar. Leva poucos minutos, e quase tudo pode ser alterado depois.

A configuração conduz você em tela cheia, antes de o A-REX abrir, em sete etapas: Empresa, Produtos, Locais, Equipe, Chaves, Registro e Revisão. Seu progresso é salvo à medida que você avança; Salvar e sair deixa o restante para depois, e você continua de onde parou. O A-REX abre para toda a empresa quando você seleciona Concluir e abrir o A-REX. Este guia trata da empresa, da equipe, da conclusão da configuração e dos dois fatores. Produtos, locais e chaves têm guias próprios; um grupo de empresas tem antes a sua própria configuração.

O perfil da sua empresa

1. Abra a configuração e vá até a etapa Empresa. Ela vem primeiro: as outras etapas abrem depois que ela é salva.
2. Informe o Nome da empresa como seus parceiros a conhecem.
3. Escolha o País onde a empresa está registrada e, para os Estados Unidos, o Estado.
4. Se quiser, escolha o Tipo de documento fiscal do seu país (CNPJ, CUIT, RFC, número de IVA…) e informe o Documento fiscal. Ele fica criptografado e nunca vai para o registro.
5. Selecione Continuar.

O nome, o logotipo, a cor de destaque e o idioma padrão podem ser alterados depois em Configurações › Geral.

O domicílio legal define como as chaves são guardadas

O país (e o estado) que você escolhe é o domicílio legal da empresa. Ele define quais regras de custódia se aplicam, quais identificadores e unidades você vê e quais relatórios são oferecidos. Ele pertence só a esta empresa e nunca é herdado da sua organização.

Custódia é quem guarda as chaves que podem alterar os registros da empresa. Onde a lei permite, o proprietário escolhe na etapa Chaves entre Custódia gerenciada: a A-REX também assina (2 de 3) e Chaves só nos seus dispositivos (sem chave da A-REX). Onde a custódia gerenciada não é permitida, só a segunda opção aparece. Você pode escolher até o seu registro ser preparado. Veja Jurisdição e custódia para as regras do seu país e Suas chaves para o que cada opção significa.

Convide sua equipe

As aprovações precisam de uma segunda pessoa, então convide pelo menos um colega.

1. Abra Membros e funções e selecione Convidar membro, ou vá até a etapa Equipe da configuração.
2. Informe o E-mail e escolha o Papel. A etapa Equipe oferece Operador, Auditor e Administrador; todas as funções aparecem em Membros e funções.
3. Selecione Enviar convite. A pessoa recebe um link por e-mail para entrar.

Escolha a menor função que atenda: Operador para registrar e aprovar o dia a dia, Aprovador para aprovar sem criar, Auditor para ler e conferir, Leitor só para consultar e Administrador para gerenciar a equipe, o cadastro e as configurações. Cada função é explicada em Funções. Use Alterar papel ou Remover da organização na linha de um membro. Alterar membros pede o código do seu autenticador.

Na configuração, Continuar avança depois que você convidou alguém, e Fazer depois deixa a equipe para mais tarde.

Conclua a configuração

1. Vá até a etapa Revisão da configuração. Ela lista cada etapa como Concluído, Pendente ou Pulado.
2. Selecione Alterar em uma etapa para voltar a ela.
3. Selecione Concluir e abrir o A-REX.

O perfil da empresa e as duas passkeys são necessários, assim como um registro iniciado quando o A-REX o prepara; até lá, a página os lista em Ainda falta. As etapas puladas continuam na lista de configuração do Início. Até a configuração ser concluída, os outros membros veem que a empresa está em configuração. Você pode reabrir a configuração depois, por exemplo para escolher mais produtos.

Ative os dois fatores

Proprietários, administradores, operadores e aprovadores precisam usar um app autenticador. Enquanto não configurarem, o resto do console fica fechado para eles.

1. Abra Seu acesso e selecione Configurar autenticador.
2. Digite sua senha, escaneie o código com o app autenticador e salve os códigos de backup.
3. Digite o código de 6 dígitos e selecione Ativar.

Para exigir de todos, defina Autenticação em dois fatores como Todos os membros em Membros e funções. Cada aprovação pede um código novo em uma janela Confirme que é você.

Como funcionam as regras de aprovação

Nada chega ao registro sem a aprovação de uma pessoa. A regra aparece nas etapas de cada aprovação:

• Um membro com direito de aprovar, diferente de quem pediu, aprova com os dois fatores. Um proprietário pode aprovar no console o que ele mesmo pediu.
• Alterações preparadas pelas operações da A-REX, e alterações na sua conta de administração, são aprovadas só pelo proprietário.
• O que as automações propõem é aprovado por proprietários e administradores, a menos que o proprietário mude isso em Configurações › Automações.
• O proprietário pode deixar ações de baixo risco, como registrar uma colheita ou uma entrega entre locais da própria empresa, serem aprovadas automaticamente. Ações propostas por automações ou por outros sistemas nunca são aprovadas automaticamente.

Leia Aprove o que sua equipe envia para ver como uma decisão é tomada.